L’importance de la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures représente un enjeu important dans la réduction des coûts de l’entreprise. Elle permet également de fluidifier le process de facturation. Le passage des factures papier aux factures électroniques représente un projet contraignant. L’entreprise doit s’intéresser aux technologies existantes, aux législations en vigueur et surtout aux questions de sécurité. N’empêche que cette solution représente un gain d’argent, d’espace et de temps. Les détails.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

Au début de votre activité, vous avez opté pour la facturation papier. Depuis que votre activité s’est développée, vous cherchez une solution de facturation efficace, fiable et rapide ? Dématérialiser vos factures constitue une bonne alternative pour la gestion des factures des entreprises de taille intermédiaire. Deux options s’offrent à vous : la dématérialisation simple et la dématérialisation fiscale. La première consiste à passer des factures papier aux factures numérisées. Ici, la facture existe d’abord en version papier, puis elle est scannée pour la numériser. Cela permet de faciliter l’envoi, le suivi et l’archivage des facturations. La seconde option, quant à elle, consiste à utiliser un système de facturation entièrement numérique, de la création de la facture à son envoi au client ou fournisseur. La facture électronique ou e-facture n’existe qu’en format numérique.

Pourquoi choisir la seconde option ?

Le traitement des factures sous format papier représente un coût important, alors qu’une dématérialisation revient moins chère. Par ailleurs, cette solution fluidifie les échanges pour les petites et moyennes entreprises qui font du business avec des entreprises dans le monde entier. Pour réussir la dématérialisation des factures, vous pouvez vous adresser à un prestataire de services qui gère tout le processus d’e-facturation. Sinon, il vous faut un logiciel d’e-facturation et choisir faire le mode d’e-facturation (EDI ou PDF, simple ou avancée). Pour sécuriser les échanges, une signature électronique est de mise.

Quelles sont les conditions pour numériser vos factures ?

Du point de vue légal, la facture électronique est équivaut à une facture sous format papier selon l’article 1313-1 du Code civil du 14 mars 2000, mais sous deux conditions :•L’émetteur de la facture doit être identifiable ; •La facture doit être établie et conservée dans des conditions de sorte à garantir son intégrité.De plus, l’e-facture client ou fournisseur doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture sous format papier. En outre, les règles du processus d’archivage sont les mêmes.•sur le plan fiscal, les factures sont à archiver pendant 6 ans ; •sur le plan comptable, les factures numérisées sont archivées pendant 10 ans.En cas de non-respect de ces deux conditions, vous risquez des pénalités pouvant aller jusqu’à 75 000 €, soit une amende de 15 € par mention inexacte ou manquante par facture. La loi Macron du 21 février 2015 précise clairement qu’une facture électronique n’est pas une simple facture adressée sous PDF, mais une facture envoyée et reçue via une application numérique. La transmission doit être cryptée et une preuve de réception est de rigueur.Vous cherchez un outil d’encaissement vous permettant d’accéder à des statistiques détaillées pour optimiser vos ventes ? Optez pour un logiciel de caisse en ligne. Il s’adapte à différents supports : tablette, iPad, PC, Mac, etc.

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